RSS Feed     Twitter     Facebook

Sisem Informasi Pensiunan (Simpens)

Vote This Post DownVote This Post Up (+2 rating, 2 votes)
Loading...
   View : 1,884 views    Font size:
Sisem Informasi Pensiunan (Simpens)

Ilustrasi singkat :
Barangkali diantara kita sering mendengar pembicaraan antara sesama pensiunan dialog seperti berikut : Kenapa ya almanak Dapen gak nyampai? Kenapa anak saya sudah tidak bisa berobat ke Yakes? Sebagai Komisaris saya tidak pernah jumpa dengan Bpk XXX padahal alamatnya jelas ada? Kenapa uang Pensiun saya dipotong? Anda tahu tidak tentang Daftar Karyawan Yang Akan Pensiun Bulan ini, tahukah anda  Putra Karyawan yang Akan Habis Masa Tanggungan Kesehatan Satu Bulan Mendatang ? Siapa ya yang mempunyai data Statistik Per Komisariat?
Pertanyaan-pertanyaan seperti itu senantiasa muncul andaikata kita sudah mempunyai Sistsim Pengolahan Data Pensiun yang akurat tentang. Namun saat ini kita ternyata tidak memiliki data anggota yang akurat sehingga  pertanyaan diatas kerap muncul diantar obrolan santai pensiunan.

Sebagaimana   data yang telah di teliti dari 31.945 orang anggota, yang datanya lengkap hanya 23.947 orang anggota sedangkan yang lainnya tidak  lengkap sebanyak 7998 orang seperti misalnya tidak mencantumkan alamat dengan lengkap antara lain tidak mencantumkan kelurahan, tidak mencantumkan kecamatan, kota dan nama provinsinya. Sehingga sungguh tepat sekali PP P2Tel membentuk Pokia-Pokja termasuk Pokja Pengolahan Data dan Pemberdayaan Anggota Pensiunan.
Program pertama Pokja Pengolahan Data dan Pemberdayaan adalah Program Pemutakhiran data pensiunan dengan nama Sistim Imformasi Pensiunan (SIMPENS) bertujuan agar dengan pendataan yang akurat dan dengan menggunakan sistem yang handal diharapkan pula dapat memperkuat organisasi baik dalam rangka pembinaan anggota maupun dalam rangka berhadapan dengan pihak luar.

Dan sebagai dampak yang diharapakan data Simpens ini dapat menghasilkan kajian tentang kondissi keluarga dan
Bagi anggota P2Tel sendiri Simpens ini dharapkan dapat memberi mafaat untuk antara lain mempercepat proses untuk a.l. Penerbitan sk pensiun, sk janda/duda, sk ahli warism Penerbitan kartu peserta dapentel Pembayaran mp, restitusi pengobatan serta  akan menberikan jaminan keyakinan bahwa  MP diterima oleh yang berhak dengan waktu dan jumlah yang tepat.

Layanan kesehatan diterima oleh yang berhak. Memiliki data potensi anggota yang memiliki usaha kecil menengah. Memiliki data kompetensi anggota yang dapat disalurkan terutama untuk kegiatan pemeliharaan sarana telekomunikasi di daerah USO.
Diharapkan Simpens ini pada akhirnya dapat memiliki daya jual ke organisasi sejenis, sehingga P2Tel akan mampu menjual layanan kepada Dapen lain atau Perstuan pensiunan lain yang mempunyai anggota sebnayak yang dikelola P2Tel.
Apa itu Simpens?
Simpens adalah akronim dari Sistim Informasi Pensiunan PT. Telkom, Yaitu sistim aplikasi yang berbasic jaringan (network), dimana Sistim informasi Pensiunan ini dibuat atas dasar kerjasama antara antara P2Tel  dengan PT. Telkom dimana masing-masing diwakili oleh HRC ( Human Resouces Center ) Kantor Pusat Telkom dan PP-P2Tel.Kewenangan masin-masing diatur sebagai berikut :

Sistem Aplikasi termasuk server dan Pusat Pengolahan Datanya berada di Jaringan Telkom. Sedangkan P2Tel diberi kewenangan untuk mengelola satu Terminal yang dioperasikan sebagai helf desk. Kesepakatan antara Telkom dan P2Tel tersebut dituangkan dalam  PKS  yang ditandatangani pada tanggal 5 Agustus 2011 dengan kelengkapan dan manfaat sebagai berikut :
Tujuan Simpens
1.    Memberikan alat bantu untuk dapat mengetahui profile para pensiunan telkom sehingga diperoleh layanan yang berkualitas
2.    Memberikan alat bantu agar silaturahmi Telkom dan para Pensiunan selalu terjalin
3.    Memperkuat organisasi baik dalam rangka pembinaan anggota juga dalam rangka berhadapan dengan pihak luar.
4.    Menghasilkan kajian, analisa baik untuk digunakan internal maupun untuk dijual kepada eksternal.
5.    Mempercepat proses:
a.    Penerbitan SK pensiun, SK janda/duda, SK ahli waris
b.    Penerbitan kartu peserta dapentel
c.    Pembayaran MP, restitusi pengobatan
6.    Meyakini bahwa:
a.    MP diterima oleh yang berhak dengan waktu dan jumlah yang tepat.
b.    Layanan kesehatan diterima oleh yang berhak
7.    Memiliki data potensi anggota yang memiliki usaha kecil menengah.
8.    Memiliki data kompetensi anggota yang dapat disalurkan terutama untuk kegiatan pemeliharaan sarana telekomunikasi di daerah USO.
9.    Menjadikan sistem ini memiliki daya jual ke organisasi sejenis.

Tools Yang Digunakan
1.    SAP Programming By ABAP
2.    Database Server (Oracle / SQL Server)
3.    Web Server (Apache)
4.    Development Tool : PH

Application Utility
1.    Menampilkan Profile Pensiunan Telkom per orang meliputi :
a.    Posisi kedinasan terakhir
b.    Data Pribadi dan alamat terakhir
c.    Pendidikan terakhir
d.    Pengalaman kerja selama di Telkom
e.    Pelatihan yang pernah diikuti
f.    Data Keluarga dan Alamatnya
2.    Menampilkan Daftar Karyawan yang akan Pensiun Bulan /Tahun Tertentu
3.    Menampilkan Karyawan Dan Putra Karyawan Yang Akan Habis Masa Tanggungan Kesehatan Satu Bulan Mendatang
4.    Pengelolaan Pensiunan dan statistik Per Komisariat

Data dari SAP
1.    Posisi Kedinasan Terakhir
2.    Data Pribadi  ( Nama, Alamat Terakhir, Data Keluarga dan Alamatnya  dll)
3.    Pendidikan Terakhir dan Pelatihan
4.    Pengalaman Kerja Selama Di Telkom

Agar diperoleh efisiensi biaya dan tenaga, pelaksanaan Program SIMPENS dibagi dalam 2 tahap yaitu prioritas pertama dan prioritas kedua dengan jadwal kegiatan sebagai berikut:
Proiritas Pertama : Pelaksanaan entry data  untuk Area layanan Bandung Raya sebagai Pilot Project dengan target Akhir Nopember 2011
Proiritas Kedua     :  Pelaksanaan entry Data  untuk  Area di luar Area Bandung Raya yang meliputi seluruh area di seluruh Indonesia dengan   target akhir April 2012
Rangkaian kegiatan sebagai implementasi PKS antara lain  : Pembuatan  design aplikasi selesai awal September 2011; pelaksanaan uji coba dan serah terima tanggal 27 September 2011 ; dilanjutkan dengan Inisialiasasi data pada tanggal 4 Oktober 2011 dan sosialisasi kepada User tanggal 10 Oktober yang akhirnya kick off untuk pilot Program Cabang se-Bandung Area dicanangkan pada tanggal 11 Oktober 2011.
Mengingat bahwa input data pada aplikasi SIMPEN PP P2TEL  sudah berjalan, untuk mennanggulangi permasalahan teknis yang masih ad dan guna melengkapi field yang dibutuhkan sebagai output akhir dari aplikasi tersebut,  masih perlu dijalin kordinasi lebih lanjut antara Tim Teknis aplikasi P2Tel dengan pihak  Telkom IC Center, untuk itu perlu di buat SLA antar keduanya sehingga memudahkan dalam pengoperasian aplikasi dan pengembangannya.
Hal tersebut perlu ditindak lanjuti karena timbulnya  berbagai permasalahan yang dihadapi Teknisi /operator P2Tel dalam melakukan data entry dan tampilan rekap yag dibutuhkan, padahal sistem aplikasi yang ideal untuk keperluan P2Tel seyogyanya mempunyai kemampuan sebagai berikut  :
1.    Fleksibilitas dala mengedit pilihan tahun kelahiran dalam data pribadi masih terbatas, belum bisa memilih tahun kelahiran mulai dari tahun 1901-2000,.
2.    Jumlah karakterPada field pengisian golongan darah yang  cukup
3.    Kode alamat dalam aplikasi disetjui untuk mengikuti kode alamat  di telkom
4.    Field Pengisian alamat yang lengkap: Data  pengisian urutan keluarga bisa diisi untuk jumlah anak lebih dari 15.R Penyesuaian Istilah pada pengisian Jenis kelamin.
5.    Rekap excel untuk keperluan evluasi dan analisa potensi
6.    Beberapa saran yang dinginkan oleh Tim Simpens P2Tel :
a.    Saran  bisa dilakukan komunikasi live  via i nternet/ diremote
b.    Saran untuk data yang previewnya belum ada, agar diupayakan data  dari SAP dapat dicopy dalam bentuk excel supaya  bisa diolah sesuai keperluaan P2tel.
c.    Data agar dapat di Download menggunakan Sofware EXCEL dengan format terlampir.

Analisa dan evaluasi Progres Simpens
1.    Menu yang disediakan pada aplikasi dikhususkan pada Data Pribadi, namun  secara umum data pribadi yang standarantara aplikasi dan formulir belum sama fieldnya, sehingga untuk sementara sumber entry data  diambil dari DATUL dan data lama, akibatnya tidak semua data lengkap bisa dientry.
2.    Akibat masalah tersebut dan entry data masih secara manual, mengakibatkan entry data menjadi lambat, walaupun bisa dientry semua, namun terbatas hanya pada field  yang sama.
3.    Progres input data untuk Area Bandung Raya masih  belum mmencapai target, sebagaimana  Tabel dibawah ini :

NO    CABANG    JUMLAH ANGGOTA    JUMLAH KIRBAL    KIRBAL
( % )    INPUT                                                   DATA    DATA ENTRY
( % )
1    CIMAHI    650    372    56%    21    3
2    BANDUNG BARAT    659    322    41%    620    94
3    BANDUNG UTARA    707    280    39%        0
4    BANDUNG TENGAH    553    112    7%    171
30.1
5    BANDUNG SELATAN    701    270    33%    262
37,4
6    BALE ENDAH    760    225    26%        0
7    BANDUNG TIMUR    833    524    67%    599    67.1
8    UJUNG BERUNG    796    369    43%        0
JUMLAH    5659    2474    44%    1673    29.56

Kesimpulan
1.    Kelancaran penyelesaian data entry Simpens tergantung pada beberapa faktor diantaranya : kiriman balik formulir dari seluruh Komisariat dan  Cabang dan jumlah SDM untuk entry data.
2.    Penyempurnaan aplikasi dibutuhkan dalam rangka percepatan proses data input.
3.    Dapat menanggulangi masalah DATUL yang diwajibkan oleh pensiunana 2 kali setahun

 

Saran
1.    Kepada seluruh jajaran pensiunan yang menjadi anggota P2Tel ataupun saat ini menjadi Pengurus di Pusat, Wilayah atau Cabang dihimbau agar segera melengkapi data pensiunnya ( SK Pensiun, SK Dapen Telkom, Kartu Yakes, Kartu dapen, NPP yang punya dan data ahli waris  untuk selanjutnya harap Formulir Sensus segera diisi dan dikirim balik kepada PP-P2Tel.
2.    Agar program Simpens  berjalan dengan mulus dan dapat segera dimanfaatkan maka perlu dukungan dari segenap jajaran terkait anatar lain dukungan finansial, pemenuhan kebutuhan SDM, kelangkapan  ATM/K dan lain-lain.
Mari kita sukseskan  Sensus Pensiunan melalui Program Simpens menuju P2Tel yang bermanfaat dan bermartabat.

Disusun oleh : Prijatna Gunawan

 

Tulisan Lainnya :

  • Tidak ditemukan tulisan
You can leave a response, or trackback from your own site.

Leave a Reply

*