Datul yang akurat, efektif dan efisien

Juara kedua

1. PENDAHULUAN

Disaat karyawan PT. Telkom masih dinas aktif, segala sesuatu yang berhubungan dengan karyawan mulai dari Pengangkatan, Penempatan, Mutasi dan Promosi serta Istri/ anak diurus oleh Perusahaan melalui bagian SDM/KEPEGAWAIAN.

 

Setelah tidak lagi menjadi karyawan ( Pensiun ) urusan yang tadinya dilakukan oleh SDM/KEPEGAWAIAN dilimpahkan ke suatu badan  yang namanya Yayasan Dana Pensiun Telekomunikasi yang disingkat DAPENTEL.

 

DAPENTEL dalam melaksanakan tugas dan fungsinya tidaklah gampang dengan mengurusi lebih kurang 34.000 Penerima Manfaat Pensiun (PMP) yang tersebar di seluruh Nusantara dan berada di kota, desa dan kepulauan serta daerah terpencil . Apalagi DAPENTEL tidak memiliki kantor cabang.

 

Agar para PMP tetap bisa terlayani dan terpantau Kondisi, keberadaan serta statusnya maka sejak tahun 2011 dilakukan  PKS antara DAPEN Telkom dengan P2TEL. Kegiatan yang dilakukan adalah Data Ulang (DATUL) para Penerima Memfaat Pensiun (PMP) yang dilakukan per semester dan dilaksanakan oleh Pengurus Cabang P2 TEL.

 

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan dari tulisan ini adalah untuk memberikan koreksi dan masukan terhadap kita semua Pengurus Cabang, Pengurus Pusat P2Tel dan DapenTel, sehingga program Data Ulang PMP Telekomunikasi bisa Akurat, Efektif dan  Effisien dan Berhasil Guna

 

2. 1. DATA ULANG (DATUL)

Data Ulang adalah kegiatan yang dilakukan Pengurus Cabang P2TEL untuk mendapatkan data yang Up-todate tentang Penerima Dana  Manfaat Pensiun.

 

a)         Verifikasi dan Identifikasi

Data PMP yang diterima dari Dapentel/ PP bersifat global perlu dilakukan  Verifikasi apakah data yang ada sudah  sesuai menurut wilayah/ boundary PC.

Identifikasi yang dimaksud adalah memilih PMP sesuai dengan wilayah Komisaris.

 

Dari data yang di terima (Datul SM-I 2014), jumlah PMP yang termasuk Bandung Tengah sebanyak 540, setelah di Verifikasi diketahui  :

• 43 PMP atau 7,96% masuk PC lain/over boundary. (data terlampir)
• 26 PMP atau 5,78% yang sudah pindah yang dikarenakan rumah dijual atau pindah domisili serta telah meninggal dunia dan sudah pernah kami laporkan sebelumnya. (data terlampir)
• 24 PMP Bandung Tengah tidak ada dalam list Datul yang diterima (data terlampir).

 

a)

b)         Bisnis Proses Data Ulang

 

 

 

 

 

 

a)

b)

c)       Sistem Aplikasi Data Base PMP Dapentel

Dengan mengamati dan mempelajari Sistem Aplikasi PMP yang kami terima dari Dapentel, (sample data terlampir), ada beberapa yang perlu dibahas :

 

 

SAMPLE DATA ULANG ANGGOTA P2TEL
PERLU PEMBAHASAN
NO URUT	NIK	AHLI WARIS		NAMA PMP/ AHLI WARIS	A L A M A T			NAMA CABANG	TEMUAN	KASUS
		JENIS	NO		KELURAHAN	KOTA	PROVINSI
1	2	3	4	5	12	14	16	19	20	21
367	340346	3	1	RONASIH JD IBIK	LANGONSARI	KABBANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BALEENDAH	Notasi pengetikan alamat (kota)	A
597	551437	3	1	LUSMIATI JD SOPANDI	CILAMPENI KATAPANG	KAB BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BALEENDAH
3022	441028	1	0	P. SARTONO	KRAMAT PELA	JAKARTA SELATAN	DKI JAKARTA	CABANG BANDUNG TENGAH	Domisili tdk jelas	B
4593	540192	1	0	SINGGIH MARDIJANTO	MOJO	SURABAYA	JAWA TENGAH	CABANG BANDUNG UTARA	Berada di 3 propinsi	C
4640	370225	1	0	SUKIRMAN				CABANG BANDUNG UTARA	Alamat tidak jelas	D
3271	370352	3	1	NY HERMIN HUTADJULU N	CIHAPIT	BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BANDUNG TENGAH	Urgensi pengetikan Ny	E
3322	350502	1	0	H. MOHAMAD SUTISNA	CIJAGRA	BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BANDUNG TENGAH	Urgensi pengetikan H	F
1499	410844	1	0	IR. LOEKITO RAHARDJO	GEGERKALONG	BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BANDUNG BARAT	Urgensi pengetikan titel	G
3026	670212	4	1	NUR AISYAH NUR KHADIJA	ANCOL	BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BANDUNG TENGAH	Yang punya NIK tdk ada	H
73	300116	3	1	KARTINI JD ABDUL GANI TAIB	BURANGRANG	BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BANDUNG TENGAH	meninggal 10-8-2010	I
3297	320472	1	0	ESMIATI NN.	BALONG GEDE	BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BANDUNG TENGAH	Notasi pengetikan alamat (kelurahan)	J
3302	320459	1	0	SOMARI	BALONGGEDE	BANDUNG	JAWA BARAT	CABANG BANDUNG TENGAH

 

 

• Kasus A                        : Pengetikan Notasi KABBANDUNG dan KAB BANDUNG.
• Kasus B                         : Domisili tidak jelas.
• Kasus C                         : Bagaimana satu PMP berada di tiga Propinsi
• Kasus D                        : Bagaimana alamat tidak jelas tapi dinyatakan masuk PC Bd Tengah
• Kasus E,F dan G        : Apa urgensinya pengetikan Ny, H dan Titel didepan nama
• Kasus H                        : PMP adalah anak, sementara yang punya NIK tidak ada
• Kasus I                          : Ybs telah meninggal dunia sejak 10-8-2010 tapi masih muncul.
• Kasus J                          : Sama dengan kasus A

 

I.

II.

III.

1.  IV.         KESIMPULAN

Sistem Aplikasi yang dipergunakan Dapentel saat ini tidak SECURE, karena apapun yang di Entri mau salah atau benar masuk semua.

 

Cara Entri/ pengetikan pada contoh Kasus yang kami tampilkan diatas menurut kami itu merupakan cara pengetikan biasa dengan format Exel, bukan dari Sistem Aplikasi Data Base. Jika Entri mengggunakan sistem Aplikasi yang benar tidak mungkin terjadi notasi pengetikan yang berbeda karena notasi tertentu seperti Nama Propinsi, Kota atau yang lainnya sesuai keinginan  bisa dibikin “OPTION” (tidak diketik).

 

Dan jika ada salah satu data tidak diisi sedangkan  menurut sistem harus diisi, maka langkah selanjutnya tidak bisa dilakukan (ada warning atau quations) data dianggap tidak Valid.

 

4. 1. SARAN

Untuk mendapatkan Datul yang Akurat, Efektif dan Efisien  disarankan  :

1. Para Pengurus P2TEL Pusat maupun Cabang dan Komisaris untuk bekerja  dengan Ikhlas dan penuh rasa tanggung jawab serta bekerja dengan maksimal.
2. Sistem Aplikasi Data Base yang digunakan Dapentel agar di-Upgrade sehingga menjadi SECURE, Efektif dan Efisien.
3. Notasi yang tidak perlu seperti sebutan NY, H atau titel didepan nama tidah usah dicantumkan karena akan mempengaruhi pada saat dilakukan Sort.
4. Dapentel harus berani mengambil sikap untuk menghentikan sementara pembayaran PMP terhadap PMP yang setelah Datul dinyatakan Meninggal, Pindah atau Rumah dijual (alamat baru tidak jelas). Cara ini lebih beresiko kecil ketimbang harus membayar PMP yang tidak semestinya dan kalaupun ada yang complain toh ada untungnya kita dapat data yang Uptodate.
5. Format tampilan data PMP dirubah, kolom “Nama Ahli Waris” (kolom E pada master) dijadikan 2 kolom yang satu diisi yang punya NIK, yang satunya untuk ahliwaris. jika yang punya NIK meninggal tinggal ditambahkan Alm atau Almh dibelakang namanya daripada mencantumkan JD atau DD dibelang nama ahliwaris.

 

1.  VI.         PENUTUP

Dengan mengangkat tema diatas “DATUL AKURAT EFEKTIF DAN EFISIEN” Karya tulis ini bukanya untuk mencari kukurangan ataupun kelemahan pihak lain tapi untuk memberikan Masukan dan Solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Kami ingin apa yang dilakukan Dapen melaksanakan  DATUL  dengan mengeluarkan Cost dan P2Tel yang telah mengorbankan Tenaga dan Waktu ada menfaatnya (tidak jadi sia-sia seperti Pepatah Minang “Jala Lusuh Ikan Tak Dapat” ).

Mudah-mudahan apa yang kami utarakan bisa diterima dan ada gunanya bagi kemajuan P2TEL dan DAPENTEL. Akhir kata kami ucapkan terima kasih,

 

(Bandung, 24 Januari 2014; Wirnaldo-Sekretaris PC Bandung Tengah)-FR

Tulisan Lainnya :

• Tidak ditemukan tulisan